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Das papierlose Büro ist ein Synonym für ein modernes Büro, in dem kein Papier mehr verwendet wird und alle Geschäftsprozesse digital ablaufen.

Aktuell setzen nur 3% der Unternehmen in Deutschland auf ein solches papierloses Büro – die digitale Revolution lässt vielerorts auf sich warten.

Und das nicht nur im Bereich der öffentlichen Verwaltung oder beim Ausbau der Internetversorgung in den ländlichen Gebieten, auch in vielen mittelständischen Büros ist von der Digitalisierung nicht viel zu sehen.

Und das, obwohl eine Automatisierung im Büro so viele Vorteile mit sich bringt.

Welche das sind, und welche Risiken eine Automatisierung birgt, damit möchte ich mich in diesem Blog-Beitrag beschäftigen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und freue mich über Ihr Feedback, in den Kommentaren oder per E-Mail an fabian@listandsell.de!

1. Robotic Process Automation: Eine Digitalisierung kann in (fast) allen Bereichen stattfinden

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Robotic Process Automation, zu Deutsch: Robotergesteuerte Automatisierungsprozesse dienen dazu, sich wiederholende, manuell ausgeführte, zeitfressende und fehleranfällige Tätigkeiten durch speziell programmierte Roboter oder Software ausführen zu lassen.

Das Ziel: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei Aufgaben zu entlasten, die immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufen.

Einige Beispiele:

  • Das Erfassen und Abtippen von Auftragsdaten
  • Versenden von Auftrags- und Bestellbestätigungen
  • Erstellen und Fakturieren von Rechnungen
  • JAktualisierung von Lieferadressen
  • Buchhalterische Tätigkeiten (z.B Belegerfassung)

Auch die Leadgenerierung von Neukundinnen und Neukunden, Team-Management, Versand- und Logistikprozesse, Kundenservice (z.B. durch Chat Bots) oder Marketing-Aktivitäten (z.B. Suchmaschinen-Werbung oder Direktmarketing durch Newsletter-Versand) können problemlos automatisiert werden.

2. Digitaler Wandel: Die Vorteile eines papierlosen Büros

Neben der Entlastung der Belegschaft hat die Automatisierung noch einen weiteren Vorteil:

Unternehmerinnen und Unternehmer können durch eine Investition in digitale Technologien langfristig Kosten sparen.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind weniger abhängig vom nach wie vor existierenden Fachkräftemangel.


Schließlich fallen die Lohnkosten für Arbeitskräfte für die betroffenen Tätigkeiten weg und Arbeitsabläufe können beliebig skaliert werden, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Dabei werden die Prozessgeschwindigkeit erhöht und die Fehlerquote minimiert.

Das Resultat: Eine Erhöhung der Produktivität und Steigerung der Fertigungsmenge.

Wenn Arbeitskräfte sich verantwortungsvolleren Tätigkeiten zuwenden können, erhöht dies zudem die Wertschöpfung eines Betriebs.

Investing-rafiki

3. Denken Sie unkompliziert: Eine One-Man-Show im Logistikzentrum

Haben Sie Lust bekommen auf den Digitalen Wandel?

Dann sollten Sie sich unbedingt einen erfahrenen und kompetenten Partner suchen, der Sie auf dem weiteren Weg der Digitalisierung Ihres Unternehmens unterstützt.

Die Fullservice-Online-Marketing-Agentur List&Sell in Berlin zum Beispiel.

Die Digitalisierungs-Experten haben bereits mehrere spannende Projekte im Bereich der Automatisierung realisiert.

Beim Berliner Online-Supermarkt Bamstore.de wurde zum Beispiel die komplette Rechnungserstellung automatisiert.

Bahnbrechend auch die Realisierung einer Cloud-Lösung für digitale Erste-Hilfe-Kurse, die durch Präsenz-Unterricht ergänzt werden. Der Name des Anbieters: Ersthelfer.tv

Über eine zentrale Plattform können die Teams der einzelnen Standorte, die Administratoren und die Schüler gleichzeitig auf die Lerninhalte zugreifen und die Kurstermine gemeinsam koordinieren und verwalten.

Durch eine konsequente Digitalisierung und vollständig automatisierte Abläufe kann Sparsando, ein innovativer Online-Anbieter für Bürobedarf, alle Logistikprozesse im Versandzentrum mit nur einem Angestellten effizient abwickeln.

Dazu gehören das Warenmanagement, die Abwicklung von Bestellungen, der Upload von Rechnungen auf verschiedenen Portalen, das Versenden der Versandbestätigung mit einer Trackingnummer und die Steuerung der aktuellen Lagerbestände.

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4. Jobs sollen keine vernichtet werden, nur nervötende Arbeiten

Welche Nachteile hat die Digitalisierung?

Diese Frage werden Sie sich sicherlich nun stellen.

Viele Menschen befürchte, dass durch die Digitalisierung und das papierlose Büro in Zukunft massenweise Jobs wegfallen könnten, was die Wirtschaft belastet.

Diese Sorge ist aber eher unbegründet.

Das Ziel der Automatisierung ist nicht, Jobs zu vernichten.

Vielmehr geht es darum, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern verantwortungsvollere Aufgaben anzuvertrauen und sie von monotonen Tätigkeiten zu “erlösen”.

Bei der Automatisierung gibt es auch Grenzen: Vor allem kreative Tätigkeiten lassen sich nicht so einfach an künstliche Intelligenz oder Maschinen “outsourcen”.

Der Mensch muss den Bots weiterhin mitteilen, welche Arbeitsresultate gewünscht sind – und diese anschließend dann auch kontrollieren.

Auch der “Wohlfühlfaktor Mensch” darf nicht vernachlässigt werden:

Selbst wenn ein autonomes Fahrzeug sich ohne einen Taxifahrer fortbewegt, fehlt den Fahrgästen unter Umständen der Kontakt zu einem “echten Menschen”, also zu jemandem, mit dem man ein persönliches Gespräch führen kann oder der einem den Koffer zur Tür trägt.

5. Ausschlaggebend: Eine umfassende Beratung zur Digitalisierung

Möchten Sie nun den Schritt zu mehr Automatisierung, Digitalisierung und zum papierlosen Büro in Ihrem Unternehmen wagen?

Damit sind Sie nicht allein.

99% aller Unternehmen in Deutschland sind KMUs – und in deren Büros und Verwaltungsabteilungen liegt der Automatisierungsgrad bei gerade einmal 3%.

Dabei kann Automatisierung zu einem exponentiellen Wachstum Ihres Unternehmens und zu steigenden Umsätzen führen.

Unternehmer in anderen Ländern wie den USA machen es erfolgreich vor.

Machen Sie Ihr Business bereit für die Zukunft und sichern Sie es auch gegen weitere Krisen wie die Corona-Pandemie ab.

Setzen auch Sie im Jahr 2022 auf die Automatisierung. 

Machen Sie den ersten Schritt und leiten Sie schon jetzt die entsprechenden Maßnahmen ein. 

Nutzen Sie eine Digitalisierung Beratung von erfahrenen Profis! 

Das Team von List&Sell freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme und steht Ihnen gerne vorab bei allen Fragen kompetent zur Verfügung.

Consulting-amico

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