Geschäftsprozesse automatisieren: 10 große Vorteile

Immer wieder zweifeln Kunden von List and Sell daran, ob es sich lohnt, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Grund ist: Sie kennen nicht die 10 größten Vorteile, die eine Automatisierung der Prozesse dem Unternehmen bringt.

Der Faktor Arbeit ist in der Regel der Teuerste. Wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren, wird wertvolle Arbeitskraft nicht mehr für ständig wiederkehrende langweilige Tätigkeiten verschleudert. In den meisten Betrieben wird sehr viel Arbeitskraft durch Prozesse gebunden, die eigentlich automatisch ohne das Eingreifen der Mitarbeiter ablaufen können.

Durch eine Automatisierung schöpfen Sie das Potenzial Ihre Arbeitskräfte optimal aus, denn diese können nun Arbeiten erledigen, die Kreativität und Fachwissen erfordern. Auf lange Sicht werden mit weniger Personal auskommen. Das erspart Ihnen Lohnkosten.

Gerade oft als langweilig empfundene Routinearbeiten führen schnell zum Nachlassen der Konzentration. Die Folge sind Fehler, die selbst hoch qualifizierten Mitarbeitern unterlaufen. Wie sie wissen, haben auch kleine Fehler oft eine große Wirkung.

Wenn Sie Unternehmensprozesse automatisieren, sind diese Fehlerquellen ausgeschlossen. Die Prozesse laufen mit gleichbleibender Qualität ab. Dies wiederum hat Auswirkungen auf Ihre Produkte.

Ihre Kunden haben Anspruch auf ein qualitativ hochwertiges Endprodukt und sie müssen sich darauf verlassen können, dass diese immer gleich bleibt. Die berühmten „Montagsprodukte“, die schlechter sind, weil die Mitarbeiter nach einem durchfeierten Wochenende weniger leistungsfähig sind, darf es nicht geben. Immerhin bedeutet ein schlechtes Produkt unter Hunderten qualitativ hochwertigen einen Imageverlust. Man erinnert sich, an das eine fehlerhafte Produkt und vergisst, dass 99 von Spitzenqualität sind.

Automatisierte Prozesse kennen weder Motivationsspitzen noch das Gegenteil, lustloses Arbeiten. Wenn Sie Prozesse automatisieren, erreichen Sie eine gleichbleibende Qualität, die Ihre Kunden zu schätzen wissen.

Sie kennen sicher das Sprichwort, „den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen“. Tatsache ist, wer mitten im Prozess beziehungsweise im Wald steht, sieht nur einen kleinen Teil des Gesamten. Die große Eiche direkt vor dem Gesicht kann typisch für den Wald sein oder eine große Ausnahme. Nur wenn Sie von außen darauf sehen, können Sie das beurteilen.

Die Automatisierung der Prozesse ermöglicht Ihnen den gesamten Prozess aus der “Vogelperspektive” zu betrachten. Sie bekommen einen Überblick, der es Ihnen erlaubt alle Abläufe zu analysieren. Software erstellen bei der Programmierung einige Analysetools die genau passen, um Probleme zu erkenn.

Im Rahmen der Analyse aller Prozesse stellt sich oft heraus, dass einzelne Schritte überflüssig sind oder einige zusammengefasst werden können, um die Abläufe effizienter zu gestalten. Oft ist die Produktion organisch gewachsen. Eine zusätzlicher Fertigungsschritt, beispielsweise eine Schweißarbeit, zieht einen Weiteren, das Polieren der Schweißnaht nach sich. Dabei wurde übersehen, dass zum Schluss ohnehin das gesamte Werkstück poliert wird.

Sie können also nach der Automatisierung und Analyse die Fertigung optimieren. Dabei zeigt sich ein weiterer Vorteil, wenn Sie die Unternehmensprozesse automatisieren.

Computergesteuerte automatisierte Prozesse müssen nicht unbedingt in der realen Welt ablaufen. Sie haben in der Regel die Möglichkeit, die Auswirkungen von Veränderungen auf dem Monitor im Büro zu verfolgen, während die Produktion wie bisher unverändert abläuft. Erst wenn Sie bei der Simulation erkennen, dass Änderungen keine unvorhersehbaren negativen Folgen haben, setzen sie diese um. Sie können sogar einen Schritt weiter gehen.

Eine Simulation der gesamten Geschäftsprozesse ist in der Regel möglich. Sprechen Sie mit einem erfahrenen Software – Entwickler, welche Optionen sich für Ihren Betrieb eignen.

Die Einführung neuer Produkte ist in vielerlei Hinsicht ein Problem. Sie wissen nicht, wie diese auf dem Markt einschlagen und die Integration in die laufenden Geschäftsprozesse ist schwierig. Wenn Sie alle Unternehmensprozesse automatisieren, können sie neue Produktreihen „auf dem Reißbrett planen“. Testen Sie aus, welche Auswirkungen sich auf den Einkauf, die Lagerhaltung und das Marketing herauskristallisieren.

Spielen Sie in der Planungsphase verschiedene Optionen durch, bis Sie das Optimum gefunden haben. Ein Eingriff in die laufende Produktion ist erst erforderlich, wenn Sie dieses gefunden haben und mit der Herstellung neuer Produkte oder Produktvariationen beginnen.

Ihre Mitarbeiter bilden genau genommen ein großes Team, dass über alle Prozessschritte hinweg auf ein Ziel hin arbeitet. Das gesamte Projekt wird in der Regel in Arbeitspakete zerlegt, die verschiedene Deadlines und Normen einhalten müssen. Dies erfordert eine schnelle und genaue Kommunikation, damit alle Teammitglieder sofort über Probleme informiert werden beziehungsweise wissen, wenn ein Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Diese Kommunikation in Ist-Zeit lässt sich bei der Automatisierung der Prozesse bestens integrieren. Jeder Mitarbeiter weiß daher zu jeder Zeit, wie es um das Gesamtprojekt steht und kann, wenn nötig sofort eingreifen.

Bei der Automatisieren von Geschäftsprozessen bestimmt der Computer, welches Teammitglied was zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Damit werden persönliche Empfindlichkeiten umgangen. Der Mitarbeiter erledigt die Aufgabe nicht, weil der vielleicht wenig beliebte Kollege das verlangt, sondern aus einem Sachzwang heraus.

Alle Teammitglieder sind bestrebt ihren Beitrag zu leisten, damit die Software den nächsten Schritt einleiten kann. Außerdem sind die Verantwortlichkeiten bei jeder Aufgabe klar definiert und für alle sichtbar. Die Transparenz hilft auch den Frieden im Team zu waren, denn alle sehen, wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Somit erkennt der Einzelne, dass alle einen Beitrag zum Projekt leisten, aber auch die Bedeutung seines eigenen Beitrages.

Manchmal stocken Prozesse, weil Teilaufgaben nicht korrekt erledigt werden. Meist fehlt die Freigabe, um den nächsten Schritt einzuleiten. Nicht selten streiten die Abteilungen, die für die Genehmigung der Freigabe zuständig sind, mit den Abteilungen, welche die Teilaufgabe erledigen müssen. An solchen Schnittstellen sind auch Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit von Bedeutung.

Prozesse zu automatisieren heißt auch eine klare Genehmigungshierarchie zu etabliert. Da zu jederzeit ersichtlich ist, wer aktuell Arbeitsschritte zu erledigen hat, sind rechtzeitige Erinnerungen möglich oder die Delegation eines Ersatzes. Außerdem muss niemand bei allen Abteilungen nachfragen, wie der Stand der Dinge ist. Ein mühsamer Prozess, der die Lösung des Problems verzögert. Es ist klar ersichtlich, wo es zu Störung kam und diese lässt sich schnell und einfach beheben.

Fazit: Es lohnt sich Geschäftsprozesse automatisieren, selbst wenn nur ein Teil der erwähnten Vorteile für Ihren Betrieb wichtig ist. Die erfahrene Softwareentwickler, welche bei List and Sell tätig sind, können Ihnen sicher noch weitere Vorteile eine Automatisierung nennen.